PR Reporting

PR Reporting: Bestandteile, KPIs und Tools

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Geschrieben von Wolfgang Wittmann

PR Reporting: Was versteht man darunter? Definition

PR Reporting ist ein wichtiges Instrument zur Analyse und Dokumentation von Public Relations-Aktivitäten eines Unternehmens. Es dient dazu, die Wirkung und den Erfolg von PR-Maßnahmen messbar und transparent zu machen.

Typische Bestandteile eines PR Reportings

Ein gutes PR Reporting verbindet quantitative Daten mit qualitativen Einsichten, um ein umfassendes Bild der PR-Performance zu liefern und datenbasierte Entscheidungen für zukünftige Kommunikationsstrategien zu ermöglichen.

Zusammenfassung

  • Überblick über die wichtigsten Kennzahlen und Ergebnisse
  • Kurze Darstellung der Highlights und Erfolge
  • Detaillierte Analyse der PR-Aktivitäten

Medienresonanz

  • Anzahl und Art der Medienerwähnungen (Print, Online, TV, Radio)
  • Reichweite und potenzielle Kontakte
  • Tonalität der Berichterstattung (positiv, neutral, negativ)

Themenanalyse

  • Häufigste Themen in der Berichterstattung
  • Verteilung der Themen nach Medientyp

Kanalanalyse

  • Performance auf verschiedenen Kommunikationskanälen (z.B. Pressemitteilungen, Social Media)
  • Engagement-Raten und Interaktionen

KPI-Tracking

  • Entwicklung wichtiger PR-Kennzahlen im Zeitverlauf
  • Vergleich mit gesetzten Zielen

Wettbewerbsvergleich

  • Share of Voice im Vergleich zu Mitbewerbern
  • Benchmarking relevanter KPIs

Visuelle Darstellungen

  • Grafiken und Diagramme zur Veranschaulichung der Daten
  • Wordclouds zu häufigen Themen oder Schlüsselwörtern

Qualitative Analyse

  • Hervorhebung besonders relevanter Medienberichte
  • Zitate und Kernaussagen aus der Berichterstattung

Handlungsempfehlungen

  • Ableitung von Erkenntnissen aus den Daten
  • Vorschläge für zukünftige PR-Maßnahmen und Optimierungen

KPIs im PR Reporting: Welche Kennzahlen sind besonders wichtig?

Bei der Erstellung eines PR-Reportings sind mehrere Key Performance Indicators (KPIs) von besonderer Bedeutung. Diese helfen, den Erfolg und die Wirksamkeit von PR-Maßnahmen messbar zu machen. Hier sind einige der wichtigsten KPIs für ein effektives PR-Reporting:

  1. 1. Social Engagement: Erfasst die Anzahl der Interaktionen wie Likes, Kommentare und Shares, die durch PR-Inhalte in sozialen Medien generiert werden.
  2. 2. Medienerwähnungen (Aktive Berichterstattung): Diese Kennzahl erfasst die Anzahl der Berichterstattungen in den Medien. Es kann hilfreich sein, sich auf die wichtigsten Publikationen in der Branche zu konzentrieren.
  3. 3. Geografische Präsenz: Bewertet die regionale Verteilung der Berichterstattung und den Erfolg in verschiedenen geografischen Zielgruppen.
  4. 4. Potentielle Reichweite: Diese Metrik summiert die Gesamtzahl der Leser oder Zuschauer von Publikationen und Websites, auf denen ein Beitrag erschienen ist.
  5. 5. Qualität der Berichterstattung: Analysiert die Position und Prominenz der Markenerwähnungen in Artikeln, um die Qualität der Berichterstattung zu bewerten.
  6. 6. PR ROI (Return on Investment): Berechnet den finanziellen Ertrag der PR-Aktivitäten im Verhältnis zu den Kosten, indem die Investitionen mit den erzielten Gewinnen verglichen werden.
  7. 7. Marktdurchdringung der Kernbotschaften: Misst, wie stark die Marke mit bestimmten Schlüsselthemen in Verbindung gebracht wird.
  8. 8. Einfluss und Thought Leadership: Misst den Einfluss der Marke auf Branchentrends und Meinungen, einschließlich Erwähnungen in Fachartikeln.
  9. 9. PR Share of Voice: Misst den Anteil der Berichterstattung über die eigene Marke im Vergleich zu den Wettbewerbern, sowohl nach Volumen als auch nach Reichweite.
  10. 10. Krisenkommunikation: Misst die Effektivität der PR-Maßnahmen in Krisensituationen, indem das Volumen und das Sentiment der Berichterstattung während und vor der Krise verglichen werden.
  11. 11. Media-Outreach: Misst die Anzahl der versendeten Pressemitteilungen und Pitches sowie deren Erfolg, einschließlich der Beziehungspflege zu Journalisten.
  12. 12. Tonalität/Sentiment: Bewertet die emotionale Färbung der Berichterstattung, um festzustellen, ob die Marke positiv oder negativ wahrgenommen wird.
  13. 13. Event-Promotion: Bewertet den Einfluss von PR-Aktivitäten auf die Besucherzahlen von Events durch Medienberichterstattung.
  14. 14. Earned Traffic: Zählt die Besucher, die durch Berichterstattung und Linkplatzierungen auf die Unternehmenswebsite gelangen.
  15. 15. Allgemeine Medienpräsenz: Kombiniert den Share of Voice mit dem Sentiment, um ein Gesamtbild der Wettbewerbslandschaft zu erhalten.

PR Reporting Tools: Public Relations messen

Um die oben genannten KPIs reporten zu können, benötigen Sie Tools, die Ihnen die entsprechenden Daten liefern. Es gibt spezielle PR-Software mit Reporting-Funktionen sowie allgemeine Analyse- und Visualisierungstools. Die Wahl hängt von den individuellen Anforderungen ab.

  1. Social Media Analytics Tools: Diese Werkzeuge messen das Engagement und die Reichweite von PR-Inhalten auf sozialen Medienplattformen. Sie helfen, Interaktionen wie Likes, Shares und Kommentare zu verfolgen. Hier können Sie Daten auch z.B. direkt aus Ihrem Instagram Business Konto ziehen.
  2. Web-Analytics-Tools: Diese Tools, wie Google Analytics, helfen dabei, den durch PR-Maßnahmen generierten Traffic auf der Unternehmenswebsite zu messen. Sie bieten Einblicke in die Herkunft der Besucher und deren Verhalten auf der Website. Google Analytics ist kostenlos.
  3. Reporting-Tools: Diese Tools wie das Google Looker Studio unterstützen bei der Erstellung von Berichten, indem sie Daten aus verschiedenen Quellen zusammenführen und in einem strukturierten Format präsentieren. Sie bieten oft Vorlagen und Automatisierungsfunktionen, um den Prozess zu erleichtern.
  4. CRM-Systeme: Diese Systeme können hilfreich sein, um die Beziehungen zu Journalisten und Medienvertretern zu verwalten und die Effektivität der Medienarbeit zu messen.

Tipp: Reputation im PR Reporting darstellen

Online-Bewertungen spielen eine wichtige Rolle im PR-Reporting, da sie Teil der öffentlichen Wahrnehmung eines Unternehmens sind.

Messung der Markenwahrnehmung: Online-Bewertungen bieten wertvolle Einblicke in die öffentliche Meinung über ein Unternehmen oder ein Produkt. Diese Bewertungen sind ein direktes Feedback von Kunden und können im PR-Reporting genutzt werden, um die allgemeine Stimmung und Wahrnehmung der Marke zu messen.

✅ Tonalität und Sentiment-Analyse: PR-Reports beinhalten oft eine Analyse der Tonalität der Berichterstattung. Online-Bewertungen können in diese Analyse einbezogen werden, um zu verstehen, ob die Kundenmeinungen überwiegend positiv, neutral oder negativ sind.

Reichweite und Einfluss: Bewertungen auf Plattformen wie Google, Yelp oder Amazon können eine große Reichweite haben und die Kaufentscheidungen potenzieller Kunden beeinflussen. Im PR-Reporting kann die Reichweite und der Einfluss dieser Bewertungen auf die Markenwahrnehmung und den Umsatz analysiert werden.

Identifizierung von Themen und Trends: Durch die Analyse von Online-Bewertungen können häufige Themen oder Probleme identifiziert werden, die in der Kommunikation oder im Produkt verbessert werden müssen. Diese Erkenntnisse können in PR-Strategien integriert werden, um gezielt auf Kundenbedürfnisse einzugehen.

Krisenmanagement: Negative Bewertungen können auf potenzielle Krisen hinweisen. Im PR-Reporting können solche Bewertungen überwacht werden, um rechtzeitig Maßnahmen zur Schadensbegrenzung zu ergreifen.

Reputationscheck und -monitoring mit ADWUS

ADWUS monitort Ihre Online Reputation, identifiziert negative Bewertungen und entfernt diese. Denn in vielen Fällen sind schlechte Online Bewertungen löschbar, wenn Sie gegen geltendes Recht verstoßen. So hilft ADWUS Ihnen bei Ihren PR Aktivitäten:

  1. Entfernung negativer Bewertungen: Adwus bietet die Möglichkeit, negative Online-Bewertungen zu löschen, die den Ruf eines Unternehmens schädigen könnten. Dies kann helfen, den guten Ruf eines Unternehmens zu bewahren und potenzielle Kunden nicht abzuschrecken.
  2. Bewertungsmanagement: Adwus unterstützt Unternehmen dabei, ihre Online-Bewertungen systematisch zu überwachen und zu analysieren. Dies umfasst die Identifizierung von Trends und Verbesserungspotenzialen, was zur kontinuierlichen Verbesserung von Produkten und Dienstleistungen beitragen kann.
  3. Reputationscheck: Adwus bietet einen Reputationscheck an, bei dem die Online-Reputation eines Unternehmens analysiert wird. Ziel: Potenzielle rufschädigende Inhalte zu identifizieren.

Wie oft sollte ein PR-Reporting erstellt werden?

Die Häufigkeit hängt vom individuellen Bedarf ab. Üblich sind monatliche, quartalsweise oder jährliche Reportings. Bei Kampagnen können auch Ad-hoc-Reportings sinnvoll sein.

Wie kann man den ROI von PR-Maßnahmen messen?

Der ROI lässt sich z.B. über den Werbewert der erzielten Medienresonanz, generierte Leads oder Umsatzsteigerungen ermitteln. Eine exakte Messung ist aber oft schwierig.

Wie gestaltet man ein PR-Reporting übersichtlich?

Wichtig sind eine klare Struktur, aussagekräftige Visualisierungen und eine Fokussierung auf die wichtigsten KPIs. Eine Executive Summary hilft, die Kernaussagen schnell zu erfassen.

Welche Datenquellen sollten in ein PR-Reporting einfließen?

Neben Medienresonanzanalysen sind auch Social Media Daten, Website-Statistiken und interne Kennzahlen relevant.

Foto von Jakub Żerdzicki auf Unsplash

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